Kısaca IPA olarak bilinen "Katılım Öncesi Yardım Aracı" tam üyeliğe hazırlanma hedefi yanında, üyelik sonrası AB fonlarının yönetimine yakınlaştırmaya yönelik düzenlemeleri de içeren Avrupa Birliği'nin aday ve potansiyel aday ülkelere ilişkin katılım öncesi mali yardım mekanizmasıdır. 2007-2013 programlama yıllarını kapsayan ve IPA'nın birinci dönemi olarak adlandırılan bu dönem Geçiş Dönemi Desteği ve Kurumsal Yapılanma, Bölgesel ve Sınır Ötesi İşbirliği, Bölgesel Kalkınma, İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi ve Kırsal Kalkınma başlıklı 5 bileşenden oluşmaktadır. Sektörel yaklaşımı hedefleyen ve 2014-2020 programlama yıllarını kapsayan IPA'nın ikinci dönemine ilişkin Avrupa Konseyinin ilgili tüzüğü yürürlüğe girmiş olup, 15 Mart 2014 tarihinde AB Resmi Gazetesi'nde yayımlanarak politika alanları altında belirlenen öncelikli dokuz sektör (Demokrasi ve Yönetişim, Hukukun Üstünlüğü ve Temel Haklar, Çevre ve İklim Programı, Ulaştırma, Enerji, Rekabet Edebilirlik ve Yenilikçilik, Eğitim, İstihdam ve Sosyal Politikalar, Tarım ve Kırsal Kalkınma, Bölgesel ve Sınır Ötesi İşbirliği) için kullandırılacaktır.
Bu kapsamda sözleşme tiplerinden bahsedilmeden önce ilgili otoriteler ile sözleşme usul ve esaslarına ilişkin açıklamalara aşağıda yer verilmiştir.
Sözleşme Makamı: Avrupa Komisyonu tarafından Avrupa Birliği mali yardımlarını Faydalanıcı Ülke adına kullandırmakla görevlendirilen, ihale, sözleşme yönetimi, ödeme, muhasebe ve finansal raporlama yapmakla yetkilendirilen kurumdur. Ülkemizde IPA'nın 2007-2013 programlama yıllarını kapsayan ilk dönem için Geçiş Dönemi Desteği ve Kurumsal Yapılanma ve Bölgesel ve Sınır Ötesi İşbirliği bileşenlerinde Sözleşme Makamı, Merkezi Finans ve İhale Birimi (MFİB)'dir. 2014-2020 programlama yıllarını kapsayan IPA'nın ikinci döneminde ise Demokrasi ve Yönetişim, Hukukun Üstünlüğü ve Temel Haklar, Tarım ve Kırsal Kalkınma sektörünün Kurumsal Kapasite Geliştirme alt sektörü ve Enerji sektörlerinde Merkezi Finans ve İhale Birimi, Sözleşme Makamı görevini üstlenecektir.
Sözleşme: Sözleşme hukuki sonuçlar doğuran iki veya daha çok kişi ya da kuruluşun karşılıklı görev ve sorumluluklarını tanımlayan tarafların irade beyan ettikleri anlaşmadır. Rehbere konu sözleşmeler ise IPA çerçevesinde AB Komisyonu ve Türkiye Cumhuriyeti tarafından eş finansmanı sağlanan, taraflarının Merkezi Finans ve İhale Birimi (Sözleşme Makamı) ve Yüklenici olduğu AB kural ve usullerine göre hazırlanmış yasal belgelerdir.
Bu kapsamda özellikle belirtmek gereklidir ki; uygulanan sözleşmeler PRAG (Avrupa Birliği Dış Faaliyetleri İçin İhale ve Hibe Uygulama Rehberi; Procurement and Grants for European Union External Actions, A Practical Guide) kurallarına tabidir.
Yüklenici: Sözleşme Makamı ile sözleşmeyi imzalayan ve mal alımı işi ile ilgili tedarik, taşıma, teslim, montaj, testler, işletmeye alma, eğitim, bakım ve onarım işlerinin tümünün üzerine ihale edildiği gerçek veya tüzel kişidir.
Faydalanıcı: Sözleşmenin uygulama süresi boyunca teknik uygulamadan sorumlu olan ve tedarik edilecek ekipmanın nihai kullanıcısı olan kurumdur.
Program Yetkilendirme Görevlisi: MFİB Başkanlığını yürüten, Birim'in işleyişinden ve fonların finansal yönetimden sorumlu, Sözleşme Makamı yetkilisidir.
Kıdemli Program Görevlisi (KPG): Faydalanıcı kurum/kuruluşu (Faydalanıcı'yı) temsil eden ve sözleşmenin teknik uygulamasından sorumlu icra yetkisine sahip yöneticidir.
Proje Yöneticisi: Sözleşmenin uygulama süresi boyunca yönetiminden sorumlu, Kıdemli Program Görevlisi'nden gelecek teknik yorumları da dikkate alarak Sözleşme Makamı adına son kararları vermeye yetkili kişidir. Proje Yöneticisi, MFİB Başkanı'dır.
Operasyonel Anlaşma: Kıdemli Program Görevlisi ile Merkezi Finans ve İhale Birimi Başkanı - Program Yetkilendirme Görevlisi arasında imzalanan ve tarafların rol ve yükümlülüklerini belirleyen anlaşmadır.
Uygulama Süresi: Sözleşmede belirtilen ve tedarik edilecek ürünler için yapılması gereken teslimat, kurulum, işletmeye alma, eğitim vb. faaliyetleri kapsayan süreyi ifade eder.
İdari Emir: MFİB tarafından doğrudan Yüklenici'ye iletilen sözleşmedeki küçük değişiklikleri de içerir yazılı talimatlardır.
Zeyilname: Sözleşmenin hüküm ve koşullarında değişiklik yapılacağı durumda, değişikliğin türüne göre düzenlenen ve AB Türkiye Delegasyonu'nun ön onayına (ex-ante) tabi olan dokümandır. Onaylandığı durumda sözleşme tarafları arasında imzalanmaktadır.
Teknik Şartname +Teknik Teklif: Tedarik edilecek ürünlerin taşıması gereken asgari şartları tanımlayan ve aynı zamanda Yüklenici'nin bu şartlar çerçevesinde verdiği teklifi gösterir dokümanlardır.
Sözleşme İmza Tarihi: Sözleşme üzerindeki son imzanın atıldığı tarihi ifade etmekte olup, Yüklenici'nin imza tarihidir.
Sözleşmelerin başlangıç aşamalarında aşağıda yer alan üç madde önem arz etmektedir.
1- Uygulama Süresinin Başlaması:
Sözleşmede uygulama süresi için başlangıç tarihi:
- Sözleşme Madde 1.1 (Konu) ve/veya
- Özel Hükümler Madde 18.1 (Başlangıç Emri) de belirtilmektedir.
Sözleşmenin başlangıç tarihi İdari Emir'le taraflara resmi olarak bildirilir. Sözleşmenin başlangıç tarihi tedarik sözleşmelerinde genellikle sözleşme imza tarihidir.
2- Teknik Şartname'nin Gözden Geçirilmesi: Sözleşmenin imzalanmasıyla birlikte tedarik edilmesi planlanan ürünlere ait Teknik Şartname ve Teknik Teklif Faydalanıcı tarafından detaylı olarak incelenmelidir.
3- İş Planı Hazırlanması: Tedarik sürecini gösterir İş Planı, Yüklenici tarafından hazırlanır ve Sözleşme Makamı ve Faydalanıcı'ya bildirilir. Faydalanıcı'nın planı değerlendirmesi ve görüş bildirmesi beklenmektedir. Bu İş Planı'na göre Faydalanıcı, teslimat yerlerini (altyapı, tadilat, izin vb. gibi konularda) ekipmanın kurulumuna uygun hale getirmekle yükümlüdür.
Sözleşme tipleri; hizmet sözleşmeleri, tedarik sözleşmeleri, yapım işi sözleşmeleri, hibe sözleşmeleri ve eşleştirme sözleşmeleri olmak üzere beş başlıkta incelenebilir. Bu kapsamda aşağıda her bir sözleşme tipine ilişkin detaylı bilgiye yer verilmiştir.
Hizmet Sözleşmeleri:
Hizmet sözleşmeleri, çalışma/araştırma ve teknik yardım sözleşmelerini içerir. Hizmet sözleşmeleri bazen dışsal bilgi kaynaklarından yararlanmak için başlatılır.
Bir çalışma sözleşmesi, bir yüklenici ile Sözleşme Makamı arasında imzalanan ve projelerin belirlenmesi ve hazırlanması ile ilgili çalışmaları, fizibilite çalışmalarını, ekonomik araştırmaları ve piyasa araştırmalarını, teknik çalışmalar ve denetimleri içeren bir hizmet sözleşmesidir.
Teknik yardım sözleşmesi, yüklenicinin bir danışmanlık görevini yürütmek, bir projeyi yönetmek veya denetlemek veya sözleşmede belirtilen uzmanlığı sağlamak için çağrıldığı bir hizmet sözleşmesidir.
Bir hizmet sözleşmesi iki farklı şekilde sonuçlandırılabilir.
a) Global fiyat – çıktılar belirlendiğinde bu yola başvurulur. Hizmetin bedeli, belirtilen çıktıların sağlanmasına göre karşılanacaktır. Sözleşme sonuçlarına ulaşılmadığı takdirde ödemeler tamamen veya kısmen kesilebilir. Kısmi ödemeler, kısmi çıktılara göre belirlenmelidir ve
- Gerekli olan ancak zorunlu olmayan çıktı başına birkaç bütçe doğrusuna ve
- servis sağlayıcı ile müzakerelere
tabidir.
b) Ücrete dayalı - Çıktının öngörülemez olduğu veya belirtilen çıktıyı elde etmek için gerekli iş yükünün önceden ölçülemediği durumlarda bu yola başvurulur. Bu nedenle, hizmetlerin fiilen çalışılan süreye göre ödenmesi ekonomik olarak daha avantajlıdır.
Tedarik Sözleşmeleri:
Tedarik sözleşmeleri, ürünlerin satın alınmasını ya da kiralanmasını (satın alma seçeneği ile veya satın alma seçeneği olmadan) kapsar. Tedarik sözleşmelerinde genel olarak aşağıdaki ana bölümler bulunur:
- Sözleşme
- Özel Hükümler
- Genel Hükümler
- Teknik Şartname + Teknik Teklif
- Finansal Teklif
Yapım İşi Sözleşmeleri:
İş sözleşmeleri, gerek yürütme gerekse yürütme ve tasarım ile ilgili işleri ya da 2004/24 / AB sayılı Direktifin Ek II'sinde belirtilen faaliyetleri ya da her ne şekilde olursa olsun, çalışmanın türü veya tasarımı üzerinde belirleyici bir etkiye sahip olan Sözleşme Makamı tarafından belirlenen ihtiyaçlara karşılık gelen bir işi kapsar. Bir 'iş' dendiğinde, bir bütün olarak ele alındığında bir ekonomik veya teknik işlevi yerine getirmek için yeterli olan inşa ve inşat mühendisliği çalışmalarının sonucu kastedilmektedir.
İş sözleşmeleri genellikle Avrupa Komisyonu'nun bir finansman sözleşmesi yaptığı (dolaylı yönetim altında) ortak ülke tarafından yapılır.
Hibe Sözleşmeleri:
Hibe aşağıdakilerin finansmanı için, AB bütçesinden ya da EDF'den ihale makamı tarafından belirli bir hibe yararlanıcısına verilen mali bir bağış / ticari olmayan ödemedir:
- Bir Birlik politika hedefine ulaşmaya yardımcı olacak bir aksiyon (aksiyon hibesi) ya da,
- Genel Avrupa menfaatini gerçekleştirmeye çalışan ve bir Avrupa Birliği politikasını destekleyen bir oluşumun operasyonu (örneğin işletme maliyetleri).
Hibe sözleşmesini imzalayan kurum (lar) hibe faydalanıcısı olarak adlandırılır ve ortak ülke, operasyonun nihai faydalanıcısı veya hedef grup ile karıştırılmamalıdır.
Hibeler, dış eylemlerdeki diğer yasal taahhütlerden ayrı tutulmalıdır ve buna göre doğru kurallar uygulanmalıdır. Bir hibe sözleşmesi bir tedarik sözleşmesinden çeşitli şekillerde farklılık gösterir:
Tedarik "Satın Alma" | | Hibeler "Para Verme" |
Hizmet, malzeme veya yapım işi satın alınması | Nesne | - bir proje (örneğin aksiyon hibesi);
veya - başvuru sahibinin faaliyet giderleri (örneğin işletme hibesi)
yoluyla bir politika amacını gerçekleştirmeye katkıda bulunmak için başvuru sahibinden gelen teklif. |
Sözleşme Makamı | Sonuçların Sahibi | Hibe Faydalanıcısı |
Maliyetlerin % 100'ü | Mali Katkı | Birlik, birlik finansmanı açısından uygun olan maliyetlerin bir bölümünü karşılar. Hibe faydalanıcısı (veya başka donörler) diğer kısmını karşılar. |
Müsaade edilir. | Kar Elde Edilmesi | Müsaade edilmez. |
Eşleştirme Sözleşmeleri:
Eşleştirme, AB üye ülkelerinin ve yararlanıcı veya ortak ülkelerin kamu idareleri arasındaki kurumsal işbirliği için bir Avrupa Birliği aracıdır. Üye ülke kamu idareleri ile Faydalanıcı ülke arasındaki kurumsal işbirliğini güçlendirmeyi hedefleyen bir Avrupa Birliği mekanizması olan eşleştirme, üye ülkenin kamu kurum ve kuruluşlarındaki uzmanlığın faydalanıcı ülke kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılmasını amaçlamaktadır. Bu kapsamda üye ülke ile faydalanıcı ülke arasında, faydalanıcı ülkenin zorunlu ve somut sonuçlara ulaşmasını hedefleyen birebir faaliyetler yürütülür.
Eşleştirme mekanizması, 1998 yılında aday ülkelerin AB müktesebatının benimsenmesi ve etkili bir şekilde uygulanması için gerekli kapasiteye ulaşmalarına destek olmak amacıyla ortaya çıkmıştır. Eşleştirme projeleri, eşler arası faaliyetler aracılığıyla somut zorunlu operasyonel sonuçlara ulaşmak amacıyla AB üye ülkelerinin ve yararlanıcı ülkelerin kamu sektörü uzmanlığını bir araya getirir. Bir Eşleştirme projesinin başarıyla uygulanması Üye ülke ve faydalanıcı ülke kamu kurumlarında üst düzey görevde bulunan Proje Liderlerinin taahhüdünü gerektirir. Her Eşleştirme projesinde, üye ülke yönetiminde çalışmaya devam eden, ancak zamanının bir kısmını projeye ilişkin faaliyetleri tasarlamak, denetlemek ve koordine etmek için ayıran bir Üye Devlet Proje Lideri bulunur.
Eşleştirme Projelerinde projenin uygulanması konusunda Proje Liderine eşlik eden ve Yerleşik Eşleştirme Danışmanı olarak adlandırılan tam zamanlı bir uzman bulunur. Üye ülke vatandaşı olan bu uzman, en az 12 ay boyunca faydalanıcı ülkede bulunmak ve çalışmak üzere görevlendirilen memur veya eşdeğer pozisyondaki kişidir ve Faydalanıcı ülkede ilgili faydalanıcı kurum ile birlikte günlük olarak çalışırken projenin uygulanmasından da sorumludur.
Görüldüğü üzere, PRAG kurallarına haiz beş sözleşme tipinin özellikleri ve kullanım amaçları farklılık arz etmektedir. Bu kapsamda, Faydalanıcı'nın belirlediği hedefin gerçekleştirilmesine yönelik olarak en uygun sözleşme tipini belirlemesi önem taşımaktadır.
Kaynak:
http://www.cfcu.gov.tr/tr
https://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-funding-and-procedures/procedures-and-practical-guide-prag_en
https://www.ab.gov.tr/
https://www.tarim.gov.tr/ABDGM/Menu/48/Ipa-Birimi
Erişim tarihleri: 17.04.2018